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Factores que influencian un Proyecto (Project Influencers) y la Estructura Organizativa


En esta cuarta entrega de la serie sobre Gestión de Proyectos (Project Management) vamos a hablar sobre los diferentes factores que pueden influenciar un Proyecto, para seguidamente poner el foco en uno de los principales, la Estructura Organizativa, y de este modo presentar las Organizaciones Funcionales, las Organizaciones orientadas a Proyectos, y finalmente las Organizaciones Mixtas.

Factores que influencian un Proyecto (Project Influencers)

Los Proyectos no ocurren de manera aislada: son creados y ejecutados dentro del contexto de una organización, existiendo principalmente tres elementos influenciadores:

  • Cultura de la organización (Organizational Culture). La forma en que la organización trabaja y conduce su negocio (reglas no escritas, expectativas compartidas por todos los miembros de la organización, etc.). Hay cinco elementos clave en la cultura de una organización:
    • Valores (Values).
    • Normas (Norms). Los empleados desarrollan implícitamente reglas no-escritas, valores, y estándares acerca de cómo  deben ser realizadas las cosas.
    • Creencias (Beliefs). Cómo un grupo se caracteriza a sí mismo y sus creencias acerca del mundo y del entorno de trabajo, puede afectar profundamente cómo son realizadas las tareas y cómo las personas desean ser gestionadas.
    • Políticas y Procedimientos (Policies and Procedures). Políticas generales y principios ideológicos que guían cómo un grupo interactúa con empleados, clientes y otras partes interesadas.
    • Vistas de la Autoridad (Views of Authority). Cómo una organización o un equipo de proyecto ve la autoridad afectará a la comunicación entre la alta dirección, el Jefe de Proyecto, y el equipo de proyecto.
  • Factores ambientales de la empresa (Enterprise environmental factors). Pueden ser internos (ej: estructura organizativa, restricciones impuestas por la alta dirección, etc.) o externos (ej: condiciones sociales, políticas o económicas). Casi siempre están fuera del control del equipo de proyecto, y pueden afectar a los resultados del Proyecto.
  • Procesos de la Organización (Organizational process assets). Procesos utilizados por el Proyecto con los Activos del Proyecto.
    Hay varios componentes en la categoría de procesos y procedimientos, como Planes, Procesos Estándar, Procedimientos Estándar, y Plantillas (ej: herramientas de proyecto, estructuras WBS, etc.).
    Una segunda categoría es la Base de Conocimiento de la Empresa (corporate knowledge base), esto es, datos históricos de proyectos y lecciones aprendidas.
    Los Procesos de la Organización pueden influenciar los Proyectos de dos formas: Ahorrando Tiempo y Mejorando la Calidad.

Estructuras Organizativas (Organizational Structures)

La estructura organizativa es uno de los influenciadores claves en un Proyecto. Las estructuras de líneas de autoridad y de reporting afectan a todo, desde a cómo se toman las decisiones al sentimiento de fidelidad de los miembros del equipo hacia el Jefe de Proyecto.

  • Organización orientada a Proyectos (classic projectized organization). Los miembros del equipo suelen estar en la misma oficina. La mayoría de los recursos están involucrados en Proyectos. El Jefe de Proyecto tienen gran autoridad e independencia. Puede haber departamento, de carácter centralizado, que reportan directamente al Jefe de Proyecto.
  • Organización Funcional (classic functional organization). Cada empleado tiene un claro superior. Los empleados están divididos según su especialización. Cada departamento funcional trabaja separado del resto.

Varias Características del Proyecto están directamente afectadas por la Estructura Organizativa:

  • Autoridad del Jefe de Proyecto. Los Jefes de Proyecto tienen muy poca autoridad en las Organizaciones Funcionales (los PMs responden a los Manager Funcionales) y casi completa autoridad en las Organizaciones orientadas a Proyectos.
  • Disponibilidad de Recursos. Los recursos del Proyecto están fácilmente disponibles en las Organizaciones orientadas a Proyectos, mientras que es muy difícil en las Organizaciones Funcionales.
  • Control del Presupuesto. En las Organizaciones Funcionales el presupuesto está a cargo del Manager Funcional, mientras que en las Organizaciones orientadas a Proyectos lo gestiona el PM (acceso más rápido a recursos).
  • Personal administrativo y rol del PM. En las Organizaciones Funcionales el personal administrativo y el role de PM es habitualmente a tiempo parcial, mientras que en las Organizaciones orientadas a Proyectos es a tiempo completo. 

Ambas tienen ventajas e inconvenientes:

  • Organización Funcional. Sus ventajas son sus roles definidos, estructura simple de reporting, y equipos cohesivos. Sus desventajas son falta de comunicación y colaboración entre las funciones, una lenta toma de decisiones debida a la gestión compartida entre PM y Managers Funcionales, burocracia, y competición por los recursos.
  • Organización orientada a Proyectos.  Sus ventajas son una frecuente colaboración y comunicación, y una rápida toma de decisiones debido a una única autoridad. Sus desventajas son tener empleados trabajando en varios Proyectos a la vez, tiempos de inactividad, y competitividad. Además, los miembros de los equipos deben ser reasignados al acabar su Proyecto.

Estructuras Mixtas (Matrix Structures)

La mejor organización es aquella que combina la Funcional y la orientada o Proyectos, minimizando los problemas y maximizando los beneficios. Tenemos tres tipos de organizaciones mixtas:

  • Organización mixta débil (weak matrix organization). Similar a la Organización Funcional, permite coordinación de proyecto y la utilización de personal de distintos departamentos en el Proyecto.
  • Organización mixta equilibrada (balanced matrix organization). Similar a la Organización Funcional. Permite tener Project Managers, pero estos reportan a los Manager Funcionales (limita al PM sobre la toma de decisiones y el control sobre la financiación).
  • Organización mixta fuerte (strong matrix organization). Similar a la Organización orientada a Proyectos. Existen Managers funcionales con sus propios equipos, pero también Project Managers reportando directamente al equipo ejecutivo.

Hasta aquí llega la presente entrega.

Poco más por hoy. Como siempre, confío que la lectura resulte de interés.

 


[Fecha del Artículo (UTC): 28/02/2014]
[Autor: GuilleSQL]



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