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Proyectos, Programas y Portfolios


Con este primer artículo, voy a intentar empezar una serie dedicada a la Gestión de Proyectos (Project Management), con la idea de resumir los conceptos que estoy estudiando para prepararme el examen PMP (aunque aún no sé si me presentaré o no). En este primer artículo vamos a introducir los conceptos de Proyecto, Portfolio, Programa, y Sub-Proyecto.

¿Qué es un Proyecto?

El trabajo que realiza cualquier empresa puede clasificarse entre trabajo operacional (continuo, repetitivo, y cambiante en el tiempo, para mantener el negocio en marcha) y trabajo de proyectos (temporal, único, y finaliza cuando cierto objetivos se han cumplidos).

Un Proyecto es un conjunto de tareas (trabajo) capaz de producir un resultado, servicio o producto único, que ayuda a cumplir uno o varios objetivos estratégicos del negocio y a adaptarse a un entorno cambiante de negocio.

Además, un Proyecto tiene una duración determinada por un inicio y un fin (es de carácter temporal, aunque la vida de un proyecto pueda expandirse incluso a varios años), y se caracteriza por tener una Elaboración Progresiva (Progressive Elaboration): es un proceso incremental que permite incorporar cambios en un Proyecto sin afectar significativamente a su alcance, es decir, clarificar y refinar un Proyecto a lo largo del tiempo, mejorando y ajustando los Planes del Proyecto (ej: cambios en la legislación, en la estructura organizativa, en el contexto en el que ocurre el Proyecto, etc.).

No debe confundirse la Elaboración Progresiva (Progressive Elaboration) con un Aumento no controlado del Alcance (Scope Creep): cambios no controlados ni deseados sobre el alcance de un Proyecto, que implican un aumento del alcance sin el correspondiente aumento de recursos, calendario, ni presupuesto, que pueden ocurrir cuando no está definido apropiadamente, documentado o controlado.

La mayoría de los Cambios de Alcance de un Proyecto afectan tanto a su presupuesto como a su calendario, por lo que habitualmente el equipo de proyecto y el cliente necesitan discutir y acordar los cambios antes de tomar ninguna acción.

Portfolios, Programas, y Sub-Proyectos

Las empresas organizan el trabajo de sus Proyectos de manera que puedan gestionarlo de la forma más eficiente, para lo cual, suelen definirse Portfolios, Programas, y Sub-Proyectos:

  • Portfolio. Es una cartera o colección de Programas, Proyectos y de trabajo diario (Ongoing Work), creada para poder realizar una gestión centralizada y efectiva, que ayude a la empresa a cumplir sus objetivos estratégicos de negocio. Las empresas crean Portfolios en base a sus planes estratégicos, pudiendo dar mayor prioridad y recursos a un Proyecto u a otro en función de su impacto en los objetivos estratégicos del negocio. Existe una comunicación bi-direccional entre el Portfolio y los Programas y Proyectos que lo forman. Un cambio en un Proyecto será reportado al Portfolio, pudiendo ajustar el resto de Proyectos afectados, e incluso desarrollar un nuevo plan estratégico si fuera necesario.
  • Programa. Es un conjunto de Proyectos relacionados y de trabajo diario (Ongoing Work), gestionados de una forma coordinada, de tal modo que pueda obtenerse un mayor control y beneficio de los mismos, como una mejor gestión de las prioridades, de recursos compartidos, obtener feedback de los diferentes Proyectos al Programa, etc. Existe una comunicación bi-direccional entre el Programa y sus Proyectos. De este modo, podríamos identificar un cambio sobre un Proyecto, y en consecuencia, ajustar el resto de Proyectos del Programa que estén afectados.
  • Sub-Proyecto. Para facilitar la gestión de un proyecto de gran tamaño, éste se divide en Sub-Proyectos, cada uno de los cuales es simplemente una parte de un Proyecto, de tal modo que varios Jefes de Proyectos podrían trabajar juntos como parte de un mismo Proyecto (incluso algunos Sub-Proyectos podrían ser contratados para ser realizados por terceros).

Igualmente importante es ser conocedor del contexto: necesitamos entender el Proyecto es su contexto dentro de la empresa, pues afectará a la naturaleza del producto, a la planificación del trabajo, a la utilización de los recursos, etc.

Hasta aquí llega esta primera entrega.

Poco más por hoy. Como siempre confío que la lectura resulte de interés.


[Fecha del Artículo (UTC): 14/02/2014]
[Autor: GuilleSQL]



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